Der Empfang einer Praxis lebt im Postfach. Zwischen Terminanfragen, Absagen und Verschiebungen, Fragen zur Rezeptverlängerung, Rechnungsanfragen, Überweisungen, Lieferantenmail und dem gelegentlichen Newsletter verbringt, wer morgens empfang@ öffnet, die erste Stunde nur damit, herauszufinden, was eine Antwort braucht, was warten kann und was zu jemand anderem gehört. DraftKite übernimmt diesen ersten Durchgang für Sie — es liest jede neue Nachricht, legt sie unter einem klaren Label ab und schreibt, wo die Antwort Routine ist, einen Antwortentwurf, den Ihr Team prüfen und versenden kann.
Was in einem Praxispostfach landet — und wie DraftKite es sortiert
Verbinden Sie das Postfach, das Ihre Praxis ohnehin nutzt — Gmail oder Microsoft 365 / Outlook —, und DraftKite labelt neue Post, sobald sie eintrifft, sodass der Empfang Struktur sieht statt einer langen ungelesenen Liste. Typische Labels für eine Zahnarzt-, Physiotherapie-, Chiropraktik- oder Hausarztpraxis sehen so aus:
- Terminanfrage oder Verschiebung
- Absage oder Nichterscheinen
- Frage zu Rezept oder Verlängerung
- Rechnungs-, Zahlungs- oder Versicherungsanfrage
- Überweisung oder Benachrichtigung über Labor-/Befundergebnis
- Anfrage neuer Patientinnen und Patienten
- Lieferant, Labor oder Newsletter
Sie bestimmen den Satz an Labels; DraftKite wendet ihn konsequent weiter an, sodass nichts Dringendes unter Werbemail verschwindet.
Entwürfe, die Ihr Empfang freigibt — nie automatisch versendet
Der Großteil der Praxismail ist dieselbe Handvoll Fragen, immer wieder gestellt: Öffnungszeiten, wie man bucht oder absagt, was man zum Erstbesuch mitbringt, wo man parkt, was eine Behandlung kostet. Tragen Sie diese Antworten — Ihre Stornoregelung, Preisliste, Anfahrt, Öffnungszeiten — einmal in die Wissensdatenbank von DraftKite ein, und es entwirft passende Antworten, im Ton und in der Sprache Ihrer Praxis. Entscheidend: Nichts wird automatisch versendet. Jeder Entwurf wartet in Gmail oder Outlook, bis eine Person ihn liest und auf Senden klickt — die Absicherung, die am meisten zählt, wenn eine Nachricht die Situation von Patientinnen und Patienten berühren kann.
Wo Ihre Daten liegen — und was das für eine Praxis bedeutet
DraftKite wird in der EU gehostet (Frankfurt, Deutschland) und ist um die DSGVO herum gebaut: verbundene Postfächer, Labels und Entwürfe bleiben auf EU-Servern, und die OAuth-Tokens, die Ihr Postfach verbinden, sind im Ruhezustand verschlüsselt. Eine Person gibt jede ausgehende Antwort frei, sodass die KI nie unbeaufsichtigt auf Post handelt, die im Namen Ihrer Praxis verschickt wird. Dennoch kann ein Praxispostfach Gesundheitsdaten enthalten, und nur Ihre Praxis kann entscheiden, ob das Verbinden eines bestimmten Postfachs zu Ihrer Verantwortung als Verantwortlicher passt.
DraftKite ist kein zertifiziertes Produkt für Medizin- oder Gesundheitsdaten, und diese Seite ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie das Verbinden eines patientenbezogenen Postfachs anhand Ihrer eigenen Datenschutzpflichten (einschließlich, wo relevant, einer Datenschutz-Folgenabschätzung), halten Sie sensible klinische Details aus der Wissensdatenbank heraus, sofern Ihre eigene Richtlinie das nicht erlaubt, und lassen Sie den Schritt der menschlichen Freigabe seine Arbeit tun. Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Patientinnen und Patienten.
Konkrete Vorteile für eine Praxis
| Empfangsaufgabe | Ohne DraftKite | Mit DraftKite |
|---|---|---|
| Morgendliche Triage | Jede neue Nachricht öffnen und lesen, um sie von Hand zu sortieren | Neue Post kommt bereits gelabelt an — Termin, Absage, Rechnung, Lieferant |
| Wiederkehrende Fragen | Öffnungszeiten, Parken oder Buchungsschritte mehrmals täglich neu tippen | Ein Antwortentwurf liegt aus Ihrer Wissensdatenbank bereit — prüfen und senden |
| Einheitlichkeit im Team | Jede Kollegin formuliert die Stornoregelung anders | Entwürfe schöpfen aus einer gemeinsamen Wissensdatenbank, sodass Antworten übereinstimmen |
| Antworten im Namen der Praxis | Eine übereilte Antwort kann mit falschem Datum oder Preis rausgehen | Nichts wird automatisch versendet — eine Person gibt jeden Entwurf frei |
Es funktioniert mit Gmail und mit Microsoft 365 / Outlook und passt so zu dem, was eine Praxis ohnehin betreibt. Ein gemeinsames Empfangspostfach mit mehreren Kolleginnen ist kein Problem — verbinden Sie empfang@ oder termine@, und Entwürfe schöpfen aus einer Wissensdatenbank, sodass jede Antwort einheitlich bleibt, egal wer am Empfang sitzt. DraftKite spricht Deutsch von Haus aus und ist zugleich in den nordischen Sprachen stark — es wurde in Dänemark entwickelt, sodass sich diese Sprachen natürlich lesen statt wie eine nachträgliche Übersetzung.
Testen Sie es an Ihrem eigenen Postfach mit der 7-tägigen kostenlosen Testphase — ohne Kreditkarte — ab 19 € pro Postfach und Monat im Starter-Tarif. Verbinden Sie ein Postfach, sehen Sie zu, wie sich die Post eines Vormittags von selbst sortiert, und lesen Sie ein paar Entwürfe, bevor Sie sich entscheiden.